بسم الله الرحمن الرحیم           

در اجرای تبصره 5 ماده 19 اساسنامه کانون سردفتران ازدواج و طلاق تصویب آئین نامه اجرائی کانون به شرح زیر شامل 55 ماده در تاریخ 26/11/1396 در دستورکار سومین جلسه از چهارمین دوره هیئت مدیره کانون قرار گرفت و با رای اکثریت مطلق اعضاء تصویب گردید و از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد .

آئین نامه اجرائی کانون سردفتران ازدواج و طلاق        

فصل اول : کلیات   

ماده 1-در این آئین نامه ، واژه های اختصاری زیر در مفاهیم مشروح مربوط به کار می رود :

الف- اساسنامه : (( اساسنامه کانون سردفتران ازدواج و طلاق ))

ب- کانون : (( کانون سردفتران ازدواج و طلاق ))

پ – اعضاء((کلیه سردفتران ازدواج و طلاق که مطابق مقررات نسبت به پرداخت حق عضویت اقدام نموده اند ))

ماده 2- کانون سردفتران ازدواج و طلاق تشکلی است صنفی ، غیرسیاسی و غیر انتفاعی که به منظور رفع مشکلات سردفتران ازدواج و طلاق سراسر کشور و تلاش در جهت ارتقاء سطح شغلی و حرفه ای اعضای کانون تشکیل شده است .

ماده 3- محل کانون در شهر تهران و تا زمان تهیه واحدی مستقل توسط هیئت مدیره تعیین می گردد .

ماده 4– به منظور تحقق اهداف و برنامه های کانون مصرح در ماده 4 اساسنامه ،کمیسیون هایی به شرح زیر تشکیل می گردد :

الف – کمیسیون حقوقی و قضائی

ب – کمیسیون طرح و برنامه

پ –کمیسیون نظارت ، بازرسی و حل اختلاف

ت – کمیسیون رفاهی ، درمانی و ورزشی

ث – کمیسیون اطلاع رسانی ، آمار و انفورماتیک

ج – کمیسیون آموزشی و پژوهشی

چ – کمیسیون امور استانها

ح – کمیسیون امور اداری ( شهرداری ، دارایی ، ثبت اسناد و احوال )

خ – کمیسیون امور اقتصادی و مالی

د – کمیسیون امور مجلس

ماده 5 - : هیئت مدیره می تواند حسب مورد نسبت به اصلاح شرح وظایف یا ادغام کمیسیون های موجود یا اضافه نمودن کمیسیون های دیگر اقدام نماید .

ماده 6- عضویت در کمیسیون ها تبرعی می باشد .

 ماده  7 - مسئول هریک از کمیسیون ها لزوما از اعضای اصلی کانون است که با ابلاغ رئیس هیئت مدیره برای مدت 1 سال تعیین خواهد شد .

ماده 8- تعداد اعضای کمیسیون ها و افراد آن که لزوما نباید عضو کانون و یا حتی سردفتر باشند با پیشنهاد مسئول کمیسیون مربوطه و موافقت رئیس هیئت مدیره تعیین می گردند .

فصل دوم : عضویت  

ماده 9 – کانون دارای دو نوع عضو با شرایط زیر می باشد :

1-اعضای اصلی که دارای حق رای و حق استفاده از مزایای کانون بوده و شامل کلیه سردفتران ازدواج و طلاق کشور جمهوری اسلامی ایران که حق عضویت خود را پرداخت نموده اند می شود .

2-اعضای افتخاری کانون کسانی هستند که به جهت انجام مطالعات ، تحقیقات و تالیفات علمی و سوابق درخشان تجربی توسط هیئت مدیره انتخاب می شوند و بدون داشتن حق رای می توانند از مزایای کانون استفاده کنند .

3- اعضای اصلی کانون مکلف به پرداخت حق عضویت که میزان آن هر سال توسط مجمع عمومی تعیین خواهد شد می باشند .

فصل سوم : مجمع عمومی

ماده 10 – مجمع عمومی عالی ترین مرجع تصمیم گیری کانون بوده و بصورت عادی ، عادی به طور فوق العاده و فوق العاده با حضور اعضای کانون تشکیل می گردد .

ماده 11 – شرایط و نصاب لازم جهت تشکیل و رسمیت مجمع عمومی همان است که در اساسنامه قید شده است .

ماده 12– هر یک از جلسات مجمع عمومی توسط هیئت رئیسه ای مرکب از یک نفر رئیس یک نفر منشی و دو نفر ناظر که از اعضای هیئت مدیره یا بازرس و همچنین داوطلب عضویت در هیئت مدیره یا بازرس نباشند توسط اعضای اصلی حاضر در جلسه انتخاب خواهند شد تشکیل می گردد .

ماده 13 – وظایف هیئت رئیسه مجمع عمومی عبارت است از :

1-اداره جلسه مطابق دستور کار و تنظیم صورتمجلس

2-ایجاد نظم در برگزاری انتخابات

3-توزیع اوراق اخذ رای پس از امضاء و ممهور نمودن

4-مراقبت در جمع آوری ، شمارش و قرائت آراء

5- تنظیم و امضاء صورتجلسه برگزاری انتخابات و تهیه فهرست منتخبان به ترتیب تعداد آراء مکتسبه

6-اعلام نتیجه انتخابات به وزارت کشور و کانون

ماده 14– در هیچ یک از مجامع عمومی وکالت یا نمایندگی از اعضاء دارای اعتبار نمی باشد .

ماده 15– کسانی حق رای در مجمع عمومی را دارند که تا تاریخ برگزاری مجمع از بابت حق عضویت بدهی نداشته باشند .

ماده 16– دعوت برای شرکت در مجامع عمومی باذکر علت و محل برگزاری از طریق آگهی در پایگاه اطلاع رسانی کانون و دعوت نامه کتبی یا سایر روشهای اطلاع رسانی از قبیل ارسال پیامک یا پست الکترونیکی یا شبکه های مجازی صورت می گیرد ، دعوت برای تشکیل مجمع عمومی در نوبت اول باید حداقل دو هفته و در نوبت دوم حداقل 10 روز قبل از برگزاری مجمع صورت پذیرد .

فصل چهارم : انتخابات

ماده 17 – هیئت مدیره مکلف است حداکثر سه ماه قبل از پایان دوره تصدی خود ، انتخابات هیئت مدیره جدید را با هماهنگی وزارت کشور برگزار نماید ، در صورت امتناع هیئت مدیره از برگزاری انتخابات در تاریخ مقرر بازرس موظف به برگزاری انتخابات حداکثر تا 2 ماه قبل از پایان تصدی هیئت مدیره می باشد .

ماده 18– داوطلبین عضویت در هیئت مدیره کانون می بایست حداکثر تا یک ماه قبل از تاریخ برگزاری انتخابات تقاضای خود را به همراه تصویر مدارک لازم که نشان از حائز شرایط بودن ایشان مطابق ماده 17 اساسنامه جهت عضویت در هیئت مدیره را دارد به دفتر کانون تسلیم نمایند ، به تقاضاهای ارسالی بعد از موعد مقرر ترتیب اثر داده نخواهد شد .

ماده 19 – هیئت مدیره حداکثر ظرف یک هفته بعد از انقضای مهلت ارسال تقاضای داوطلبین ، مکلف به بررسی تقاضاهای ارسالی از جهت تطبیق شرایط مقرر در اساسنامه برای داوطلبین هیئت مدیره و اعلام  اسامی افرادی که دارای شرایط لازم هستند و در خصوص افرادی که واجد شرایط نیستند با ذکر صریح علت می باشد ، افرادی که به تصمیم هیئت مدیره در خصوص عدم احراز شرایط مقرر در اساسنامه اعتراض دارند می توانند ظرف مدت 10 روز از تاریخ اعلام اسامی داوطلبان اعتراض خود را به وزارت کشور تسلیم نمایند .

ماده 20– مهلت تبلیغات برای داوطلبان عضویت در هیئت مدیره از 10 روز قبل از تاریخ برگزاری انتخابات تا 24 ساعت قبل از انتخابات می باشد .

ماده 21 – انتخابات در تاریخ مقرر و با حضور نماینده وزارت کشور انجام خواهد شد .

ماده 22 – هیئت رئیسه مجمع عمومی مکلف است قبل از اخذ رای صندوق خالی اخذ آراء را به رویت حاضرین رسانیده و سپس آن را لاک و مهر کند .

ماده 23– انتخابات به صورت جمعی و مخفی انجام می گیرد و رای باید روی اوراق چاپی دو قسمتی که ظهر برگه تائید شده به مهر و امضای رئیس کانون و نماینده وزارت کشور باشد به شرح زیر نوشته شود :                                                                                  در قسمتی از برگه که نزد کانون باقی می ماند مشخصات کامل رای دهنده شامل نام و نام خانوادگی و شماره ملی و شماره دفترخانه تحت تصدی و امضای رای دهنده خواهد بود ، پس از ثبت مشخصات مذکور ، قسمت دوم برگه که باید فاقد هر گونه امضاء ، شماره و علامت مشخصه باشد و فقط دارای محل مناسب و کافی برای درج اسامی به تعداد اعضای اصلی هیئت مدیره و بازرس باشد از برگه جدا و به رای دهنده تسلیم می گردد باشد تا رای خود را به صندوق بیندازد .

ماده 24– پس از پایان مهلت اخذ رای ، صندوق آراء توسط هیئت رئیسه مجمع عمومی مفتوح و آراء ماخوذه شمارش و قرائت شده و فهرست منتخبان به ترتیب آراء مکتسبه در صورتجلسه قید پس از امضاء هیئت رئیسه به همراه برگه های رای تحویل نماینده وزارت کشور خواهد شد .

ماده 25-  مهلت اعتراض از جریان انتخابات 10 روز از تاریخ برگزاری انتخابات می باشد که باید اعتراض خود را تسلیم اداره کل سیاسی وزارت کشور نمایند ، اعتراض از کسانی پذیرفته خواهد شد که در مجمع عمومی حاضر بوده اند .

ماده 26 – هیئت مدیره مکلف است با هماهنگی وزارت کشور مقدمات برگزاری انتخابات بصورت الکترونیکی را فراهم نماید .

فصل پنجم : هیئت مدیره

ماده 27– اعضاء اصلی هیئت مدیره کانون به ترتیب آراء مکتسبه از بین منتخبان تعیین و الباقی به ترتیب تعداد آراء تا حدنصاب مقرر در اساسنامه عضو علی البدل خواهند بود .

ماده 28–اولین جلسه هیئت مدیره جدید حداکثر ظرف یک هفته پس از انتخابات تشکیل و نسبت به انتخاب رئیس و سایر سمت های مقرر در اساسنامه از طریق انتخابات داخلی اقدام خواهد شد ، هیئت مدیره جدید همزمان با پایان دوره تصدی هیئت مدیره پیشین رسماً فعالیت خود را آغاز خواهد کرد ، هیئت مدیره مکلف است ضمن تنظیم صورتجلسه کلیه اسناد و مدارک و اوراق و مهر کانون را در اختیار اعضاء هیئت مدیره جدید قرار دهد .

ماده 29– جلسات هیئت مدیره باید حداکثر هر پانزده روز یکبار تشکیل و خلاصه مذاکرات و نتیجه تصمیمات و مصوبات قرائت و بارای اکثریت نسبی تصویب و سپس صورتجلسه تنظیم و به امضای حاضرین در جلسه خواهد رسید .

ماده 30 - هریک از اعضاء هیئت مدیره دارای یک رای هستند .

ماده 31– جهت شرکت در جلسات هیئت مدیره از اعضاء اصلی دعوت به عمل می آید .

ماده 32– در صورت فوت یا استعفا یا سلب صلاحیت و یا غیبت غیر موجه در سه جلسه متوالی یا 5 جلسه متناوب و یا هر دلیل قانونی دیگر که باعث برکناری عضو اصلی شود ، عضو علی البدلی که دارای بیشترین رای بوده به عنوان عضو اصلی جایگزین می گردد .

ماده 33 – هیئت مدیره مکلف است همه ساله هزینه های جاری مربوط به سال بعد را تعیین و ابلاغ نماید .

ماده 34– هیئت مدیره کانون موظف است به منظور اطمینان از ارتقاء سطح کیفی خدمات حرفه ای اعضاء هماهنگی های لازم جهت نظارت در ثبت وقایع ازدواج و طلاق ، اجرای صیغه ازدواج و طلاق و سایر خدمات مربوطه و پیشگیری از رفتار ناسازگار با شئون حرفه ای و ضرورت گذراندن دوره های بازآموزی و دقت در رعایت مقررات شرعی قانونی و ثبتی بر کار حرفه ای اعضاء نظارت مستمر نماید ، اعضاء کانون نیز عنداللزوم موظف به ارائه کلیه اسناد و اوراق مورد نیاز برای رسیدگی به کانون هستند .

ماده 35– اعضاء هیئت مدیره مکلفند پس از تشکیل جلسه رسمی با اتیان سوگند التزام شرعی و عملی خود را جهت حفظ منافع و تحقق اهداف کانون اعلام نمایند .

ماده 36– متن سوگند نامه اعضاء هیئت مدیره : ((  اینجانب در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد می کنم تمام تلاش و کوشش خود را در جهت تحقق اهداف کانون و ارتقاء جایگاه و رفع مشکلات اعضای کانون انجام داده و در تمام موارد مصلحت کانون را مقدم بر مسائل دیگر بدانم  ))

ماده 37 –  اعضاء هیئت مدیره علاوه بر وظایفی که به اقتضاء عضویت در هیئت مدیره دارا می باشند و در اساسنامه ذکر شده است دارای وظایف اختصاصی به شرح زیر هستند :

الف ) وظایف رئیس هیئت مدیره عبارت است از :

1-ریاست جلسات هیئت مدیره و مجمع عمومی

2-ریاست اداری کانون

3-تلاش و کوشش در جهت هدایت کانون به سمت تحقق اهداف

4-نظارت بر عملکرد اداری و ایجاد هماهنگی بین اعضاء و عنداللزوم رفع اختلاف

5- تعیین و ابلاغ موضوع جلسات

6-صدور ابلاغ مسئول کمیسیون های تخصصی و نمایندگی های کانون و عزل و نصب آنها

7- ارتباط موثر با سازمان ثبت و دیگر نهادها و ادارات جهت پیشبرد اهداف کانون

8- نظارت بر اجرای صحیح اقدامات هیئت مدیره مطابق اساسنامه و آئین نامه

9- برگزاری مجمع عمومی مطابق مقررات و دعوت از اعضاء

ب ) وظایف نایب رئیس هیئت مدیره عبارت است از :

1-تمام اختیارات رئیس هیئت مدیره در صورت عدم حضور با نائب رئیس خواهد بود  .

2-تنظیم گزارش از عملکرد کانون بصورت سالیانه و ارائه به هیئت مدیره و مجمع عمومی .

3- نظارت بر عملکرد اجرائی کمیسیون ها و پرسنل اداری

4- تدوین و برقراری خط مشی ها و سیاست اداری و پرسنلی کارکنان اداری .

5- برنامه ریزی و اعمال روشهای لازم جهت بالا بردن کیفیت و کمیت میزان فعالیت و نحوه انجام امور .

پ ) وظایف خزانه دار عبارت است از :

1-تهیه گزارش سالیانه از درآمد کانون بابت حق عضویت اعضاء یاسایر موارد .

2-تهیه گزارش سالیانه از هزینه های جاری جهت تعیین بودجه کانون .

3-ثبت و ضبط کلیه مبادلات مالی کانون در دفتر مخصوص .

4- تسلیم اظهارنامه مالیاتی به اداره دارائی .

5- مشارکت در تعیین خط مشی و سیاست مالی کانون .

6- نظارت مستمر بر انجام عملیات مالی در قسمتهای مختلف بمنظور حصول اطمینان از صحت انجام عملیات .

7- مشارکت در تهیه و تنظیم ترازنامه ، حسابهای سود و زیان و سایر گزارشات مالی کانون و همکاری با حسابرسان .

ت ) وظایف دبیر هیئت مدیره عبارت است از :

1-تنظیم صورتمجلس از مشروح مذاکرات هیئت مدیره با ذکر افراد موافق و مخالف .

2-ثبت صورتجلسات و مصوبات  هیئت مدیره در دفتر مخصوص .

3-هماهنگی لازم جهت تشکیل جلسات اعم از اعلام تاریخ جلسات و اطلاع رسانی به سایر اعضاء

4 - ثبت حضور و غیاب اعضاء در جلسات هیئت مدیره .

ث ) وظایف مسئول روابط عمومی عبارت است از :

1-اطلاع رسانی اخبار و خدمات انجام شده کانون به اعضاء

2-ارتباط موثر با اعضای کانون جهت دریافت نظرات ، انتقادات و پیشنهادات و ارجاع به هیئت مدیره .

3-ایجاد امکان ارتباط موثر هیئت مدیره با سازمان ها و ادارات

4-ایجاد امکان ارتباط اعضای کانون بایکدیگر در فضای مجازی و الکترونیکی جهت تبادل نظر

5- دریافت انتقادات و پیشنهادات اعضای کانون و ارسال به هیئت مدیره

ماده 38– تشکیل جلسات هیئت مدیره در محل کانون خواهد بود و تا زمان تهیه واحد مستقل می تواند باهماهنگی هیئت مدیره در دفتر هریک از اعضاء تشکیل گردد .

ماده 39 – جلسات هیئت مدیره با حضور اکثریت عددی اعضاء رسمیت خواهد داشت و مصوبات هیئت مدیره با رای اکثریت نسبی حاضرین در جلسه رسمی خواهد بود .

فصل ششم : بازرسی  

ماده 40– وظایف و اختیارات بازرس علاوه بر موارد مصرح در اساسنامه عبارت است از :

1-بازرس می تواند در جلسات هیئت مدیره بدون داشتن حق رای شرکت نماید .

2-بازرس بدون دخالت در امور اجرائی بر عملیات کانون نظارت داشته و می تواند دفاتر و اسناد و مدارک و اطلاعات مورد نیاز را بدون آنکه وقفه ای در فعالیت اجرائی کانون ایجاد شود با هماهنگی رئیس هیئت مدیره مطالبه و مورد بررسی قرار دهد .

3-بازرس موظف است صورتهای مالی مصوب هیئت مدیره را که حداکثر دوهفته قبل از تشکیل مجمع عمومی سالیانه در اختیار ایشان قرار می گیرد مورد رسیدگی قرارداده و نظر خود را حداکثر ظرف 5 روز قبل از تشکیل مجمع عمومی در اختیار هیئت مدیره جهت طرح در مجمع عمومی قرار دهد و گزارش سالیانه خود را بر اساس اساسنامه به مجمع عمومی ارائه نماید .

4-هر زمان که بازرس لازم بداند می تواند امور مالی کانون را مورد بررسی و حسابرسی قرارداده و اگر در زمینه نگهداری حسابها و مسائل مالی به مواردی از وجود نقص و یاسوئ جریان برخورد ، موضوع را محرمانه به رئیس کانون جهت طرح در جلسه هیئت مدیره گزارش نماید ، چنانچه رئیس هیئت مدیره از طرح موضوع خودداری نماید بازرس می تواند موضوع را مستقیماٌ در جلسه هیئت مدیره مطرح نماید .

فصل هفتم : بودجه و موارد متفرقه

ماده 41– بودجه کانون از طریق پرداخت حق عضویت اعضاء که میزان آن هرساله توسط مجمع عمومی تعیین می گردد و سایر کمکهای نقدی و غیر نقدی اشخاص حقیقی یا حقوقی تامین می شود

ماده 42 – اعضای کانون مکلف به پرداخت حق عضویت بوده و در صورت عدم پرداخت در موعد مقرر مشمول جریمه تاخیر به میزان نرخ مصوب بانک مرکزی خواهند شد .

ماده 43– کلیه درآمد و هزینه های کانون در دفاتر قانونی ثبت و شرح آن در پایان هر سال مالی به هیئت مدیره و بازرس ارائه خواهد شد .

ماده 44– سال مالی کانون مطابق سال هجری شمسی بوده و تا پایان ماه اسفند ختم می شود .

ماده 45– کلیه مبادلات مالی کانون باید از طریق حساب بانکی متعلق به کانون  انجام گردد .

ماده 46–کلیه اسناد ، مدارک ، اوراق و مهر کانون در محل کانون نگهداری می شود .

ماده 47 – کانون باید دارای دفتر ارسال مراسلات ، اندیکاتور، ثبت صورتجلسات و درآمد و هزینه باشد

ماده 48 – کانون باید دارای نشان مخصوص باشد که ثبت رسمی شده باشد .

ماده 49 – کانون باید نسبت به تهیه نرم افزار های لازم و پیشرفته و انجام مکانیزه خدمات اقدام نموده تا ارتباط اداری اعضاء بایکدیگر وکانون و خدمات با سهولت بیشتری انجام شود .

ماده 50 – کانون هیچ تعهدی نسبت به سردفتران ازدواج و طلاقی که عضو کانون نیستند ندارد .

فصل هشتم : شعبه یا نمایندگی کانون

ماده 51– هیئت مدیره موظف است با رعایت تبصره 1 ماده 17 اساسنامه اقدامات لازم جهت تشکیل شعبه یا نمایندگی یا دفتر در سایر استان ها را انجام دهد .

ماده 52– حدنصاب لازم جهت تشکیل شعبه در استان ها  30 نفر عضو می باشد و در صورت عدم حدنصاب به تشخیص هیئت مدیره نسبت به تاسیس نمایندگی یا دفتر اقدام خواهد شد .

ماده 53– شعبه یا نمایندگی های کانون مطابق سیاستهای کلی ابلاغی از جانب هیئت مدیره و با رعایت مفاد اساسنامه و آئین نامه انجام وظیفه خواهند نمود .

ماده 54 – شعبه یا نمایندگی های کانون نمی توانند علیحده نسبت به اخذ حق عضویت اقدام نمایند .

ماده 55 – شعبه یا نمایندگی های کانون موظف به ارائه لیست واریزی حق عضویت  اعضاء و هزینه های خود به صورت سالیانه حد اکثر تا پایان دی ماه به هیئت مدیره می باشند .